Exemples et cas
Exemples et cas
Les règles sur les déplacements professionnels semblent simples jusqu'au jour où survient une situation inhabituelle : le ticket est perdu, la mission est prolongée, il a fallu loger chez des amis. Cette rubrique réunit des situations typiques et la marche à suivre générale pour chacune — avec renvoi aux textes et un rappel des cas où la décision revient à l'employeur.
Presque toute situation inhabituelle se règle plus facilement si on en parle tout de suite à la comptabilité, au lieu d'essayer d'« arranger » les documents.
Toutes les situations sont fictives : il ne s'agit ni d'affaires réelles ni d'analyses d'organisations précises. Les réponses sont générales et ne remplacent pas l'avis d'un spécialiste. La décision finale sur le remboursement appartient à l'employeur, selon son règlement interne.
Situations
L'hôtel n'a remis qu'une facture, sans ticket de caisse
En règle générale, les paiements dans les hôtels passent par une caisse enregistreuse homologuée (loi 54-FZ). Demandez à l'hôtel le ticket de caisse correspondant au paiement. Les documents acceptés pour la note de frais sont fixés par l'employeur : renseignez-vous auprès de la comptabilité.
Le ticket de caisse est perdu
Demandez une copie des documents à l'hôtel ou au vendeur. Si vous avez payé par carte, le relevé bancaire peut servir de justificatif complémentaire, mais la décision de rembourser appartient à l'employeur. Signalez la perte avant de remettre la note de frais.
La mission a été prolongée
La durée de la mission est fixée par l'employeur : la prolongation doit donc être convenue avec lui et formalisée selon les usages de l'organisation. La durée réelle sera justifiée par les titres de transport, et les nuits supplémentaires par les documents de l'hôtel.
Trajet en voiture personnelle
Dans ce cas, la durée du séjour est indiquée dans une note interne à laquelle on joint des pièces justificatives (par exemple les dépenses liées au trajet). Les modalités de remboursement des frais de véhicule personnel sont fixées par l'employeur.
Logement chez des amis
Si aucun logement n'a été loué, il n'y a pas de frais d'hébergement et rien à justifier. Établir des documents pour un séjour à l'hôtel qui n'a pas eu lieu est interdit : c'est un faux (art. 327 du Code pénal russe). Les indemnités journalières sont un versement distinct, selon les règles de l'employeur.
La taxe de séjour incluse dans le prix de l'hébergement
Depuis 2025, les municipalités russes peuvent instaurer une taxe de séjour (chap. 33.1 du Code fiscal russe). Elle est incluse dans le prix de l'hébergement et figure donc dans les documents de l'hôtel. Demandez à la comptabilité comment elle est traitée dans la note de frais.
Rubriques associées
- Documents et procédures
Quels documents justifient le transport, l'hébergement et les autres frais ; l'ordre de mission est-il obligatoire ; pourquoi les « tickets » achetés sont dangereux.
- Questions fréquentes
Réponses aux questions fréquentes sur l'organisation d'une mission, les justificatifs d'hébergement, la note de frais et le remboursement des dépenses.
- Guides pratiques
Guides pas à pas : que faire avant le départ, pendant le trajet, à l'hôtel et au retour ; comment établir la note de frais et vérifier un ticket de caisse.
Sources
- Code du travail de la Fédération de Russie (art. 166 à 168)
- Décret du gouvernement russe n° 1595 du 29 décembre 2014
- Code fiscal de la Fédération de Russie (chap. 33.1)
- Loi fédérale n° 54-FZ
- Code pénal de la Fédération de Russie (art. 327)
Les informations reposent sur le Code du travail de la Fédération de Russie, le Code fiscal de la Fédération de Russie, les décrets du gouvernement russe et les publications du Service fédéral des impôts (FNS). Les règles évoluent : vérifiez la version en vigueur dans les sources officielles et la procédure de votre employeur. Dans d'autres pays, dont la France, les règles sont différentes.