Avant le départ
Renseignez-vous sur la formalisation de la mission, lisez le règlement des déplacements, vérifiez le montant des indemnités journalières et les modalités de l'avance. Demandez quels documents la comptabilité attend.
Guides pratiques
Guides pratiques
La plupart des difficultés liées à la note de frais ne viennent pas de règles complexes, mais de billets perdus et de tickets qu'on n'a pas demandés à temps. Cette rubrique propose des guides pas à pas pour chaque étape du voyage : ce qu'il faut clarifier avant le départ, ce qu'il faut conserver pendant le trajet et à l'hôtel, comment constituer la note de frais (avansovy otchyot) au retour et comment vérifier soi-même un ticket de caisse.
Si un document peut être obtenu aujourd'hui, obtenez-le aujourd'hui : dans une semaine, il sera bien plus difficile à récupérer.
Les guides décrivent la procédure générale prévue par le Code du travail russe et le Règlement sur les déplacements professionnels. Les formulaires, les délais de versement de l'avance et les exigences en matière de documents varient d'un employeur à l'autre : référez-vous aux règles internes de votre organisation.
Guides pas à pas
Les quatre étapes d'une mission et ce qui compte à chacune d'elles.
Pendant le trajet
Conservez billets, cartes d'embarquement et titres de transport électroniques. Ils justifient à la fois les frais et les dates de départ et de retour. En voiture personnelle, gardez les justificatifs des dépenses liées au véhicule.
À l'hôtel
Au moment de payer l'hébergement, demandez le ticket de caisse et les documents de l'hôtel attestant le séjour. Vérifiez que les dates sont exactes. Si la taxe de séjour est incluse, elle figurera dans le prix de l'hébergement.
Au retour
Dans les 3 jours ouvrables, présentez la note de frais avec les justificatifs d'hébergement, de transport et des autres dépenses. S'il manque un document, signalez-le immédiatement, pas le dernier jour.
Comment établir la note de frais
Procurez-vous le formulaire de l'employeur
Demandez à la comptabilité sur quel formulaire et sous quelle forme — papier ou système électronique — la note de frais doit être remise.
Rassemblez les titres de transport
Joignez les billets et les autres titres de transport. Ils servent aussi à justifier la durée de la mission.
Joignez les justificatifs d'hébergement
Il faut les documents remis par l'hôtel et le ticket de caisse. Vérifiez que les dates de séjour correspondent aux dates du voyage.
Ajoutez les autres dépenses
Les autres dépenses sont remboursées si elles ont été engagées avec l'autorisation de l'employeur. Joignez un justificatif pour chacune.
Rapprochez les montants
Comparez l'avance reçue et les dépenses réelles, y compris les indemnités journalières selon les règles de l'employeur. La différence est restituée ou complétée selon la procédure prévue.
Remettez la note dans les délais
Selon le Règlement sur les déplacements professionnels, la note de frais est présentée dans les 3 jours ouvrables suivant le retour. Gardez une copie de vos documents.
Comment vérifier un ticket de caisse
- Installez l'application officielle « Proverka chekov » (vérification des tickets) du Service fédéral des impôts de Russie
- Scannez le QR code du ticket ou saisissez ses données manuellement
- Comparez les informations de l'application avec le ticket papier ou électronique : date, montant, nom du vendeur
- Assurez-vous que la date et le montant correspondent à votre séjour et à votre paiement
- Si le ticket est introuvable ou si les données diffèrent, demandez des explications au vendeur et prévenez la comptabilité
Rubriques associées
- Documents et procédures
Quels documents justifient le transport, l'hébergement et les autres frais ; l'ordre de mission est-il obligatoire ; pourquoi les « tickets » achetés sont dangereux.
- Exemples et cas
Situations fictives : l'hôtel n'a remis qu'une facture, le ticket est perdu, la mission est prolongée, le trajet en voiture personnelle, la taxe de séjour.
- Les bases
Ce qu'est un déplacement professionnel en droit russe, les garanties du salarié, les frais remboursés et qui fixe le montant des indemnités journalières.
Sources
- Code du travail de la Fédération de Russie (art. 166 à 168)
- Décret du gouvernement russe n° 749 du 13 octobre 2008
- Loi fédérale n° 54-FZ
- Service fédéral des impôts de Russie (FNS) — application « Proverka chekov »
Les informations reposent sur le Code du travail de la Fédération de Russie, le Code fiscal de la Fédération de Russie, les décrets du gouvernement russe et les publications du Service fédéral des impôts (FNS). Les règles évoluent : vérifiez la version en vigueur dans les sources officielles et la procédure de votre employeur. Dans d'autres pays, dont la France, les règles sont différentes.