Documents et procédures
Documents et procédures
La note de frais repose sur des documents : chaque dépense doit être justifiée. Cette rubrique indique quel document justifie quoi, ce qui a changé pour le certificat de déplacement et la feuille de mission, et pourquoi des « tickets » et attestations d'hébergement achetés sans séjour réel transforment une note de frais ordinaire en risque pénal.
Un document ne justifie une dépense que s'il correspond à un événement réel : un trajet, une nuit d'hôtel, un paiement. Tout le reste n'est pas un justificatif, mais un faux.
Nous présentons ici les exigences générales des textes fédéraux russes. La liste des documents acceptés par votre comptabilité et leurs formulaires sont fixés par l'employeur. Nous n'évaluons pas de documents particuliers et ne conseillons pas sur des situations individuelles.
Quel document justifie quoi
| Dépense | Justificatif | Points à vérifier |
|---|---|---|
| Transport | Billets, cartes d'embarquement et autres titres de transport ; en véhicule personnel ou de service, une note interne et des pièces justificatives | Les dates et l'itinéraire correspondent à la mission ; les documents sont conservés jusqu'à la remise de la note |
| Hébergement | Documents remis par l'hôtel et ticket de caisse | Dates de séjour, montant, présence du ticket ; le ticket est retrouvé dans l'application « Proverka chekov » du FNS |
| Indemnités journalières | Durée de la mission selon les titres de transport ; montant selon le règlement interne de l'employeur | Nombre de jours selon les titres de transport ; montant selon le règlement interne |
| Autres dépenses | Documents justifiant une dépense engagée avec l'autorisation de l'employeur | L'employeur a-t-il donné son autorisation ; la date et le montant concordent-ils |
Certificat de déplacement et feuille de mission
Depuis 2015, à la suite des modifications introduites par le décret du gouvernement russe n° 1595 du 29 décembre 2014, le certificat de déplacement et la feuille de mission ne sont plus obligatoires. La durée du séjour en mission est justifiée par les titres de transport.
Si le salarié se déplace en véhicule personnel ou de service, la durée réelle du séjour est indiquée dans une note interne qu'il remet avec les pièces justificatives. L'employeur peut maintenir les anciens formulaires par un règlement interne : renseignez-vous sur la pratique de votre organisation.
Rubriques associées
- Guides pratiques
Guides pas à pas : que faire avant le départ, pendant le trajet, à l'hôtel et au retour ; comment établir la note de frais et vérifier un ticket de caisse.
- Exemples et cas
Situations fictives : l'hôtel n'a remis qu'une facture, le ticket est perdu, la mission est prolongée, le trajet en voiture personnelle, la taxe de séjour.
- Archive : les documents d'hôtel en déplacement professionnel (en russe)
Ce qui se trouvait autrefois à cette adresse et quels documents d'hôtel justifient légalement l'hébergement lors d'un déplacement professionnel.
Sources
- Code du travail de la Fédération de Russie (art. 166 à 168)
- Décret du gouvernement russe n° 749 du 13 octobre 2008
- Décret du gouvernement russe n° 1595 du 29 décembre 2014
- Loi fédérale n° 54-FZ
- Code pénal de la Fédération de Russie (art. 159 et 327)
- Service fédéral des impôts de Russie (FNS) — application « Proverka chekov »
Les informations reposent sur le Code du travail de la Fédération de Russie, le Code fiscal de la Fédération de Russie, les décrets du gouvernement russe et les publications du Service fédéral des impôts (FNS). Les règles évoluent : vérifiez la version en vigueur dans les sources officielles et la procédure de votre employeur. Dans d'autres pays, dont la France, les règles sont différentes.