Beispiele und Fälle
Beispiele und Fälle
Die Regeln für Dienstreisen wirken einfach, bis eine ungewöhnliche Situation eintritt: Der Kassenbon ist weg, die Reise wurde verlängert, man musste bei Bekannten übernachten. In dieser Rubrik finden Sie typische Situationen und das allgemeine Vorgehen in jeder davon – mit Verweis auf die Vorschriften und dem Hinweis, wo der Arbeitgeber entscheidet.
Fast jede ungewöhnliche Situation lässt sich leichter lösen, wenn man der Buchhaltung sofort davon erzählt, statt Belege „passend zu machen“.
Alle Situationen sind fiktiv: Es handelt sich weder um echte Fälle noch um Analysen bestimmter Unternehmen. Die Antworten sind allgemein gehalten und ersetzen keine fachliche Beratung. Über die Erstattung entscheidet letztlich der Arbeitgeber nach seiner internen Regelung.
Situationen
Das Hotel hat nur eine Rechnung ausgestellt, keinen Kassenbon
Zahlungen in Hotels werden grundsätzlich über eine Registrierkasse abgewickelt (Gesetz 54-FZ). Bitten Sie das Hotel um einen Kassenbon für die Zahlung. Welche Dokumente für die Abrechnung akzeptiert werden, bestimmt der Arbeitgeber – fragen Sie in der Buchhaltung nach.
Der Kassenbon ist verloren
Wenden Sie sich an das Hotel oder den Verkäufer und bitten Sie um eine Kopie der Belege. Wurde mit Karte bezahlt, kann der Kontoauszug als zusätzlicher Nachweis dienen, über die Erstattung entscheidet aber der Arbeitgeber. Melden Sie den Verlust vor Abgabe der Abrechnung.
Die Dienstreise wurde verlängert
Die Dauer der Dienstreise bestimmt der Arbeitgeber, daher sollte die Verlängerung mit ihm abgestimmt und so dokumentiert werden, wie es im Unternehmen üblich ist. Die tatsächliche Dauer belegen die Fahrtbelege, die zusätzlichen Übernachtungen die Hoteldokumente.
Fahrt mit dem Privatwagen
In diesem Fall wird die Aufenthaltsdauer in einer dienstlichen Notiz angegeben, der Nachweise beigefügt werden (zum Beispiel über die Fahrtkosten). Das Verfahren zur Erstattung der Kosten für das private Fahrzeug legt der Arbeitgeber fest.
Übernachtung bei Bekannten
Wurde keine Unterkunft angemietet, gibt es keine Unterkunftskosten und nichts zu belegen. Hoteldokumente für einen Aufenthalt, den es nicht gab, dürfen nicht erstellt werden – das ist Fälschung (Art. 327 des russischen Strafgesetzbuchs). Das Tagegeld ist eine eigene Zahlung nach den Regeln des Arbeitgebers.
Tourismussteuer im Übernachtungspreis
Seit 2025 können Gemeinden in Russland eine Tourismussteuer einführen (Kap. 33.1 des russischen Steuergesetzbuchs). Sie ist im Übernachtungspreis enthalten und erscheint daher in den Hoteldokumenten. Wie sie in der Abrechnung behandelt wird, klären Sie mit der Buchhaltung.
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- Dokumente und Verfahren
Welche Dokumente Fahrt, Unterkunft und sonstige Kosten belegen; ob Reiseausweis und Dienstauftrag nötig sind; warum gekaufte „Belege“ gefährlich sind.
- Häufige Fragen
Antworten auf häufige Fragen zur Anordnung von Dienstreisen, zu Unterkunftsnachweisen, zur Reisekostenabrechnung und zur Erstattung von Kosten.
- Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Leitfäden: was vor der Reise, unterwegs, im Hotel und nach der Rückkehr zu tun ist; wie man die Abrechnung erstellt und einen Kassenbon prüft.
Quellen
- Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 166–168)
- Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 1595 vom 29. Dezember 2014
- Steuergesetzbuch der Russischen Föderation (Kap. 33.1)
- Föderales Gesetz Nr. 54-FZ
- Strafgesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 327)
Die Angaben beruhen auf dem Arbeitsgesetzbuch und dem Steuergesetzbuch der Russischen Föderation, auf Regierungsverordnungen der Russischen Föderation und auf Materialien des Föderalen Steuerdienstes Russlands. Vorschriften ändern sich – prüfen Sie die geltende Fassung in amtlichen Quellen und die bei Ihrem Arbeitgeber geltenden Regeln. In anderen Ländern gelten andere Regeln.