unabhängiges Nachschlagewerk zu Dienstreisen und Abrechnungsbelegen in Russland

Mos Gost – Nachschlagewerk zu Dienstreisen und Abrechnungsbelegen

Eine Dienstreise besteht nicht nur aus Anreise und Terminen, sondern auch aus Dokumenten: Anordnung, Fahrkarten, Unterkunftsnachweise und die Reisekostenabrechnung. Mos Gost ist ein unabhängiges Nachschlagewerk, das erklärt, wie all das nach dem russischen Arbeitsgesetzbuch und den Verordnungen der russischen Regierung geregelt ist, welche Kosten der Arbeitgeber erstattet, wie man einen Kassenbon prüft und warum Unterkunftsnachweise für einen Aufenthalt, den es nie gab, eine Fälschung sind und keine „vereinfachte Abrechnung“. Alle Angaben beziehen sich auf Russland; in anderen Ländern gelten andere Regeln.

Eine gute Reisekostenabrechnung entsteht unterwegs, nicht danach: Bewahren Sie Belege sofort auf, dann hat die Buchhaltung weniger Rückfragen.

— Aus der Redaktion

Wo Sie anfangen

Meine erste Dienstreise

Was eine Dienstreise ist, welche Garantien Beschäftigte behalten und welche Kosten der Arbeitgeber erstattet.

Ich muss abrechnen

Schritt-für-Schritt-Leitfäden: was vor der Reise, unterwegs, im Hotel und nach der Rückkehr zu tun ist und wie die Abrechnung entsteht.

Mir fehlen Belege

Welches Dokument was belegt, ob Reiseausweis und Dienstauftrag nötig sind und was zu tun ist, wenn der Kassenbon fehlt.

Eine unklare Situation

Fiktive Beispiele: Rechnung statt Kassenbon, verlorener Bon, verlängerte Dienstreise, Fahrt mit dem Privatwagen.

Rubriken des Nachschlagewerks

Grundlagen
Was eine Dienstreise ist, welche Garantien Beschäftigte haben, welche Kosten erstattet werden und wer die Höhe des Tagegelds festlegt.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Leitfäden: was vor der Reise, unterwegs, im Hotel und nach der Rückkehr zu tun ist; wie man die Abrechnung erstellt und einen Kassenbon prüft.
Dokumente und Verfahren
Welche Dokumente Fahrt, Unterkunft und sonstige Kosten belegen; ob Reiseausweis und Dienstauftrag nötig sind; warum gekaufte „Belege“ gefährlich sind.
Beispiele und Fälle
Fiktive Situationen: Das Hotel stellte nur eine Rechnung aus, der Bon ist verloren, die Reise wurde verlängert, Fahrt mit dem eigenen Auto, Tourismussteuer.
Änderungen und Neuigkeiten
Neue und aktualisierte Rubriken des Nachschlagewerks und wie Sie selbst prüfen, ob sich eine Vorschrift geändert hat. Hier finden Sie auch den Beitragskatalog.
Begriffe
Wörterbuch der Begriffe zu Dienstreisen, Abrechnungsbelegen und Steuern: vom Tagegeld und der Reisekostenabrechnung bis zur Registrierkasse und Tourismussteuer.
Häufige Fragen
Antworten auf häufige Fragen zur Anordnung von Dienstreisen, zu Unterkunftsnachweisen, zur Reisekostenabrechnung und zur Erstattung von Kosten.

Dienstreise ohne Fehler: fünf Schritte

Interne Regeln kennen
Verfahren und Höhe der Kostenerstattung werden im Kollektivvertrag oder in einer internen Regelung des Arbeitgebers festgelegt. Lassen Sie sich die Reisekostenrichtlinie vor der Reise geben.
Klären, wie die Reise angeordnet ist
Vergewissern Sie sich, dass die Dienstreise per Entscheidung des Arbeitgebers angeordnet ist, ob Sie einen Vorschuss erhalten und welche Belege von Ihnen erwartet werden.
Fahrtbelege aufbewahren
Fahrkarten und Bordkarten belegen nicht nur die Fahrtkosten, sondern auch die Dauer der Dienstreise. Werfen Sie sie erst nach Abgabe der Abrechnung weg.
Belege im Hotel verlangen
Lassen Sie sich beim Bezahlen der Unterkunft einen Kassenbon und die Unterkunftsdokumente des Hotels geben. Prüfen Sie den Bon in der App „Proverka chekov“ des Föderalen Steuerdienstes.
Abrechnung rechtzeitig abgeben
Reichen Sie innerhalb von 3 Arbeitstagen nach der Rückkehr die Reisekostenabrechnung mit den Belegen für Unterkunft, Fahrt und sonstige Ausgaben ein.

Häufige Fragen in Kürze

Kann man einen Kassenbon oder eine Unterkunftsbescheinigung für die Abrechnung kaufen?

Nein. Ein Unterkunftsnachweis für einen Aufenthalt, den es nicht gab, ist gefälscht. Herstellung, Absatz und Gebrauch gefälschter Dokumente sind strafbar (Art. 327 des russischen Strafgesetzbuchs), und eine Erstattung auf Grundlage solcher Dokumente kann als Betrug gewertet werden (Art. 159 des russischen Strafgesetzbuchs). Wir verkaufen solche Dokumente nicht und helfen nicht, sie zu beschaffen.

Was tun, wenn das Hotel keinen Kassenbon ausgestellt hat?

Wenden Sie sich an das Hotel und bitten Sie um den Kassenbon oder eine Kopie sowie um die Unterkunftsdokumente. Zahlungen in Hotels werden grundsätzlich über eine Registrierkasse abgewickelt. Lassen sich die Belege nicht beschaffen, informieren Sie die Buchhaltung: Das weitere Vorgehen bestimmt der Arbeitgeber.

Sind Reiseausweis und Dienstauftrag erforderlich?

Seit 2015 sind sie nicht mehr verpflichtend (Verordnung der russischen Regierung Nr. 1595 vom 29.12.2014). Die Dauer der Dienstreise wird durch die Fahrtbelege nachgewiesen. Der Arbeitgeber kann diese Dokumente per interner Regelung beibehalten.

Wer legt die Höhe des Tagegelds fest?

Der Arbeitgeber – im Kollektivvertrag oder in einer internen Regelung. Das russische Steuergesetzbuch legt nur die Grenze fest, bis zu der das Tagegeld von der Einkommensteuer (NDFL) befreit ist: 700 Rubel pro Tag in Russland und 2.500 Rubel im Ausland.

Über das Projekt

Mos Gost ist ein unabhängiges Nachschlagewerk zu Dienstreisen und Abrechnungsbelegen. Früher lief unter dieser Domain eine andere Website. Das heutige Nachschlagewerk ist mit ihr nicht verbunden und stellt ihre Inhalte weder wieder her noch führt es sie fort.

Wir erklären, wie Reisekosten rechtmäßig abgerechnet werden: welche Vorschriften gelten, welche Dokumente was belegen und wie man sie prüft. Wir verkaufen und erstellen keine Dokumente, nennen keine Hotels oder Unternehmen und bieten keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung – nur allgemeine Informationen mit Verweis auf die Vorschriften.

Grundlagen
Was eine Dienstreise ist, welche Garantien Beschäftigte haben, welche Kosten erstattet werden und wer die Höhe des Tagegelds festlegt.
Praxisleitfäden
Schritt-für-Schritt-Leitfäden: was vor der Reise, unterwegs, im Hotel und nach der Rückkehr zu tun ist; wie man die Abrechnung erstellt und einen Kassenbon prüft.
Dokumente und Verfahren
Welche Dokumente Fahrt, Unterkunft und sonstige Kosten belegen; ob Reiseausweis und Dienstauftrag nötig sind; warum gekaufte „Belege“ gefährlich sind.

Quellen

Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 166–168)
Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 749 vom 13. Oktober 2008
Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 1595 vom 29. Dezember 2014
Steuergesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 217 Abs. 3; Kap. 33.1)
Föderales Gesetz Nr. 54-FZ
Strafgesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 159, 327)
Föderaler Steuerdienst Russlands – App „Proverka chekov“ (Bonprüfung)

Die Angaben beruhen auf dem Arbeitsgesetzbuch und dem Steuergesetzbuch der Russischen Föderation, auf Regierungsverordnungen der Russischen Föderation und auf Materialien des Föderalen Steuerdienstes Russlands. Vorschriften ändern sich – prüfen Sie die geltende Fassung in amtlichen Quellen und die bei Ihrem Arbeitgeber geltenden Regeln. In anderen Ländern gelten andere Regeln.