Dokumente und Verfahren
Dokumente und Verfahren
Die Reisekostenabrechnung steht und fällt mit Belegen: Jede Ausgabe muss nachgewiesen werden. In dieser Rubrik erfahren Sie, welches Dokument was belegt, was sich beim Reiseausweis und beim Dienstauftrag geändert hat und warum „Kassenbons“ und Unterkunftsbescheinigungen, die ohne tatsächlichen Aufenthalt gekauft wurden, aus einer gewöhnlichen Abrechnung ein strafrechtliches Risiko machen.
Ein Dokument belegt eine Ausgabe nur, wenn ein reales Ereignis dahintersteht: eine Fahrt, eine Hotelnacht, eine Zahlung. Alles andere ist kein Beleg, sondern eine Fälschung.
Hier finden Sie die allgemeinen Anforderungen der russischen Bundesvorschriften. Welche Dokumente Ihre Buchhaltung akzeptiert und in welcher Form, bestimmt der Arbeitgeber. Wir bewerten keine konkreten Dokumente und beraten nicht in Einzelfällen.
Welche Dokumente was belegen
| Ausgabe | Nachweis | Was zu prüfen ist |
|---|---|---|
| Fahrt | Fahrkarten, Bordkarten und andere Fahrtbelege; bei Reisen mit privatem oder dienstlichem Fahrzeug eine dienstliche Notiz und Nachweise | Daten und Route stimmen mit der Dienstreise überein; Belege bis zur Abgabe der Abrechnung aufbewahrt |
| Unterkunft | Vom Hotel ausgestellte Dokumente und Kassenbon | Übernachtungsdaten, Betrag, Kassenbon vorhanden; Bon ist in der App „Proverka chekov“ auffindbar |
| Tagegeld | Dauer der Dienstreise laut Fahrtbelegen; Höhe des Tagegelds laut interner Regelung des Arbeitgebers | Anzahl der Tage laut Fahrtbelegen; Höhe laut interner Regelung |
| Sonstige Ausgaben | Belege über Ausgaben, die mit Erlaubnis des Arbeitgebers entstanden sind | Liegt die Erlaubnis des Arbeitgebers vor; stimmen Datum und Betrag |
Reiseausweis und Dienstauftrag
Seit 2015 sind der Reiseausweis (Dienstreisebescheinigung) und der Dienstauftrag nach den Änderungen durch die Verordnung der russischen Regierung Nr. 1595 vom 29.12.2014 nicht mehr verpflichtend. Die Dauer des Aufenthalts auf der Dienstreise wird durch Fahrtbelege nachgewiesen.
Reist der Beschäftigte mit einem privaten oder dienstlichen Fahrzeug, wird die tatsächliche Aufenthaltsdauer in einer dienstlichen Notiz angegeben, die er zusammen mit den Nachweisen einreicht. Der Arbeitgeber darf die früheren Formulare per interner Regelung beibehalten – fragen Sie daher nach, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.
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Quellen
- Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 166–168)
- Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 749 vom 13. Oktober 2008
- Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 1595 vom 29. Dezember 2014
- Föderales Gesetz Nr. 54-FZ
- Strafgesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 159, 327)
- Föderaler Steuerdienst Russlands – App „Proverka chekov“ (Bonprüfung)
Die Angaben beruhen auf dem Arbeitsgesetzbuch und dem Steuergesetzbuch der Russischen Föderation, auf Regierungsverordnungen der Russischen Föderation und auf Materialien des Föderalen Steuerdienstes Russlands. Vorschriften ändern sich – prüfen Sie die geltende Fassung in amtlichen Quellen und die bei Ihrem Arbeitgeber geltenden Regeln. In anderen Ländern gelten andere Regeln.