Vor der Reise
Klären Sie, wie die Dienstreise angeordnet ist, lesen Sie die Reisekostenrichtlinie, fragen Sie nach der Höhe des Tagegelds und dem Verfahren für den Vorschuss. Fragen Sie, welche Belege die Buchhaltung in der Abrechnung erwartet.
Praxisleitfäden
Praxisleitfäden
Die meisten Probleme mit der Reisekostenabrechnung entstehen nicht durch komplizierte Regeln, sondern durch verlorene Fahrkarten und Kassenbons, um die man nicht rechtzeitig gebeten hat. In dieser Rubrik finden Sie Schritt-für-Schritt-Leitfäden für jede Phase der Reise: was Sie vor der Abfahrt klären, was Sie unterwegs und im Hotel aufbewahren, wie Sie nach der Rückkehr die Abrechnung zusammenstellen und wie Sie einen Kassenbon selbst prüfen.
Wenn Sie ein Dokument heute bekommen können, holen Sie es heute: In einer Woche ist es viel schwerer zu beschaffen.
Die Leitfäden beschreiben das allgemeine Verfahren nach dem russischen Arbeitsgesetzbuch und der Verordnung über Dienstreisen. Formulare, Fristen für den Vorschuss und Anforderungen an Belege unterscheiden sich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber – halten Sie sich an die internen Regeln Ihres Unternehmens.
Schritt-für-Schritt-Leitfäden
Vier Phasen einer Dienstreise und worauf es in jeder ankommt.
Unterwegs
Bewahren Sie Fahrkarten, Bordkarten und elektronische Fahrtbelege auf. Sie belegen sowohl die Kosten als auch die Daten von Abreise und Rückkehr. Wenn Sie mit dem eigenen Auto fahren, sammeln Sie die Belege über die Fahrzeugkosten.
Im Hotel
Lassen Sie sich beim Bezahlen der Unterkunft einen Kassenbon und die Unterkunftsdokumente des Hotels geben. Prüfen Sie, ob die Daten korrekt sind. Ist eine Tourismussteuer enthalten, erscheint sie im Übernachtungspreis.
Nach der Rückkehr
Reichen Sie innerhalb von 3 Arbeitstagen die Reisekostenabrechnung mit Belegen für Unterkunft, Fahrt und sonstige Ausgaben ein. Fehlt ein Beleg, melden Sie das sofort und nicht erst am letzten Tag.
So erstellen Sie die Reisekostenabrechnung
Formular des Arbeitgebers nehmen
Fragen Sie in der Buchhaltung, nach welchem Formular und in welcher Form – auf Papier oder in einem elektronischen System – die Abrechnung (russ. avansovy otchyot) eingereicht wird.
Fahrtbelege sammeln
Fügen Sie Fahrkarten und andere Fahrtbelege bei. Sie belegen zugleich die Dauer der Dienstreise.
Unterkunftsbelege beifügen
Erforderlich sind die vom Hotel ausgestellten Dokumente und der Kassenbon. Prüfen Sie, ob die Übernachtungsdaten mit den Reisedaten übereinstimmen.
Sonstige Ausgaben ergänzen
Sonstige Ausgaben werden erstattet, wenn sie mit Erlaubnis des Arbeitgebers entstanden sind. Fügen Sie für jede einen Nachweis bei.
Beträge abgleichen
Vergleichen Sie den erhaltenen Vorschuss mit den tatsächlichen Ausgaben einschließlich Tagegeld nach den Regeln des Arbeitgebers. Die Differenz wird im festgelegten Verfahren zurückgezahlt oder nachgezahlt.
Fristgerecht abgeben
Nach der Verordnung über Dienstreisen ist die Abrechnung innerhalb von 3 Arbeitstagen nach der Rückkehr einzureichen. Bewahren Sie Kopien der Belege selbst auf.
So prüfen Sie einen Kassenbon
- Installieren Sie die offizielle App „Proverka chekov“ des Föderalen Steuerdienstes Russlands
- Scannen Sie den QR-Code auf dem Bon oder geben Sie seine Daten manuell ein
- Vergleichen Sie die Angaben in der App mit dem Papier- oder E-Bon: Datum, Betrag, Name des Verkäufers
- Vergewissern Sie sich, dass Datum und Betrag zu Ihrer Unterkunft und Zahlung passen
- Wird der Bon nicht gefunden oder weichen die Daten ab, bitten Sie den Verkäufer um Erklärung und informieren Sie die Buchhaltung
Verwandte Rubriken
- Dokumente und Verfahren
Welche Dokumente Fahrt, Unterkunft und sonstige Kosten belegen; ob Reiseausweis und Dienstauftrag nötig sind; warum gekaufte „Belege“ gefährlich sind.
- Beispiele und Fälle
Fiktive Situationen: Das Hotel stellte nur eine Rechnung aus, der Bon ist verloren, die Reise wurde verlängert, Fahrt mit dem eigenen Auto, Tourismussteuer.
- Grundlagen
Was eine Dienstreise ist, welche Garantien Beschäftigte haben, welche Kosten erstattet werden und wer die Höhe des Tagegelds festlegt.
Quellen
- Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation (Art. 166–168)
- Verordnung der Regierung der Russischen Föderation Nr. 749 vom 13. Oktober 2008
- Föderales Gesetz Nr. 54-FZ
- Föderaler Steuerdienst Russlands – App „Proverka chekov“ (Bonprüfung)
Die Angaben beruhen auf dem Arbeitsgesetzbuch und dem Steuergesetzbuch der Russischen Föderation, auf Regierungsverordnungen der Russischen Föderation und auf Materialien des Föderalen Steuerdienstes Russlands. Vorschriften ändern sich – prüfen Sie die geltende Fassung in amtlichen Quellen und die bei Ihrem Arbeitgeber geltenden Regeln. In anderen Ländern gelten andere Regeln.