Документы
Документы и процедуры
Авансовый отчёт держится на документах: каждый расход нужно чем-то подтвердить. В этом разделе собрано, какой документ что подтверждает, что изменилось с командировочным удостоверением и служебным заданием и почему «чеки» и справки о проживании, купленные без реального проживания, превращают обычный отчёт в риск уголовной ответственности.
Документ подтверждает расход только тогда, когда за ним стоит реальное событие: поездка, ночь в гостинице, оплата. Всё остальное — не документ, а подделка.
Здесь приводятся общие требования федеральных норм. Перечень документов, которые принимает ваша бухгалтерия, и их формы определяет работодатель. Мы не оцениваем конкретные документы и не консультируем по индивидуальным ситуациям.
Какие документы что подтверждают
| Расход | Подтверждающий документ | Что проверить |
|---|---|---|
| Проезд | Билеты, посадочные талоны и другие проездные документы; при поездке на личном или служебном транспорте — служебная записка и подтверждающие документы | Даты и маршрут совпадают с командировкой; документы сохранены до сдачи отчёта |
| Проживание | Документы, выданные гостиницей, и кассовый чек | Даты проживания, сумма, наличие чека; чек находится в приложении ФНС «Проверка чеков» |
| Суточные | Срок командировки по проездным документам; размер суточных — по локальному акту работодателя | Число дней по проездным документам; размер по локальному акту |
| Иные расходы | Документы, подтверждающие расход, произведённый с разрешения работодателя | Есть ли разрешение работодателя; совпадают ли дата и сумма |
Командировочное удостоверение и служебное задание
С 2015 года, после изменений, внесённых постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, командировочное удостоверение и служебное задание обязательными не являются. Срок пребывания в командировке подтверждается проездными документами.
Если работник едет на личном или служебном транспорте, фактический срок пребывания указывается в служебной записке, которую он представляет вместе с подтверждающими документами. Работодатель вправе сохранить у себя прежние формы своим локальным нормативным актом — поэтому уточните, что принято в вашей организации.
Смежные разделы
- Руководства
Пошаговые руководства: что сделать перед поездкой, в дороге, в гостинице и после возвращения; как составить авансовый отчёт и проверить чек.
- Примеры и кейсы
Условные ситуации: гостиница выдала только счёт, чек потерян, командировка продлилась, поездка на своей машине, туристический налог.
- Архивная публикация: гостиничные документы в командировке
Что раньше было по этому адресу и какие гостиничные документы законно подтверждают проживание в командировке.
Источники
- Трудовой кодекс РФ (ст. 166–168)
- Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749
- Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595
- Федеральный закон № 54-ФЗ
- Уголовный кодекс РФ (ст. 159, 327)
- ФНС России — приложение «Проверка чеков»
Сведения приведены по Трудовому кодексу РФ, Налоговому кодексу РФ, постановлениям Правительства РФ и материалам ФНС России. Нормы меняются — проверяйте актуальную редакцию в официальных источниках и порядок, принятый у вашего работодателя.