Documentos y procedimientos
Documentos y procedimientos
El informe de gastos se sostiene sobre documentos: cada gasto tiene que estar justificado. En esta sección explicamos qué acredita cada documento, qué ha cambiado con el certificado de viaje y la orden de servicio, y por qué los «tiques» y certificados de alojamiento comprados sin una estancia real convierten un informe normal en un riesgo de responsabilidad penal.
Un documento solo justifica un gasto cuando detrás hay un hecho real: un trayecto, una noche de hotel, un pago. Todo lo demás no es un documento, sino una falsificación.
Aquí recogemos los requisitos generales de las normas federales rusas. La lista de documentos que acepta su departamento de contabilidad y sus formularios los decide el empleador. No valoramos documentos concretos ni asesoramos sobre casos individuales.
Qué acredita cada documento
| Gasto | Justificante | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Transporte | Billetes, tarjetas de embarque y otros documentos de transporte; si se viaja en vehículo propio o de empresa, una nota interna y los justificantes correspondientes | Las fechas y el itinerario coinciden con el viaje; los documentos se conservan hasta entregar el informe |
| Alojamiento | Documentos emitidos por el hotel y tique de caja | Fechas de la estancia, importe y existencia del tique; el tique aparece en la aplicación «Proverka chekov» del FNS |
| Dietas | Duración del viaje según los billetes; importe de las dietas según la normativa interna del empleador | Número de días según los billetes; importe según la normativa interna |
| Otros gastos | Documentos que acreditan un gasto realizado con autorización del empleador | Si existe la autorización del empleador; si coinciden la fecha y el importe |
Certificado de viaje y orden de servicio
Desde 2015, tras los cambios introducidos por el Decreto del Gobierno ruso n.º 1595, de 29 de diciembre de 2014, el certificado de viaje (komandirovochnoe udostoverenie) y la orden de servicio (sluzhebnoe zadanie) ya no son obligatorios. La duración de la estancia se acredita con los billetes.
Si el trabajador viaja en vehículo propio o de empresa, la duración real de la estancia se indica en una nota interna que presenta junto con los justificantes. El empleador puede mantener los antiguos formularios mediante su normativa interna, así que pregunte qué se aplica en su empresa.
Secciones relacionadas
- Guías prácticas
Guías paso a paso: qué hacer antes del viaje, durante el trayecto, en el hotel y al volver; cómo preparar el informe de gastos y comprobar un tique.
- Ejemplos y casos
Situaciones hipotéticas: el hotel solo entregó una factura, se perdió el tique, el viaje se alargó, desplazamiento en coche propio, impuesto turístico.
- Publicación de archivo: documentos de hotel en un viaje de trabajo (en ruso)
Qué había antes en esta dirección y qué documentos de hotel acreditan legalmente el alojamiento durante un viaje de trabajo.
Fuentes
- Código del Trabajo de la Federación de Rusia (arts. 166–168)
- Decreto del Gobierno ruso n.º 749, de 13 de octubre de 2008
- Decreto del Gobierno ruso n.º 1595, de 29 de diciembre de 2014
- Ley Federal n.º 54-FZ
- Código Penal de la Federación de Rusia (arts. 159, 327)
- Servicio Federal de Impuestos de Rusia (FNS): aplicación «Proverka chekov»
La información se basa en el Código del Trabajo y el Código Tributario de la Federación de Rusia, en decretos del Gobierno ruso y en materiales del Servicio Federal de Impuestos de Rusia (FNS). Las normas cambian: compruebe la redacción vigente en las fuentes oficiales y el procedimiento que aplica su empleador. En otros países las reglas son distintas.