Перед поездкой
Узнайте, как оформлена командировка, ознакомьтесь с положением о командировках, уточните размер суточных и порядок выдачи аванса. Спросите, какие документы бухгалтерия ждёт в отчёте.
Руководства
Практические руководства
Большинство трудностей с командировочным отчётом возникает не из-за сложных правил, а из-за потерянных билетов и чеков, которые не попросили вовремя. В этом разделе — пошаговые руководства для каждого этапа поездки: что уточнить до отъезда, что сохранить в дороге и в гостинице, как собрать авансовый отчёт после возвращения и как самостоятельно проверить кассовый чек.
Если документ можно получить сегодня, получите его сегодня: через неделю восстановить его будет гораздо сложнее.
Руководства описывают общий порядок по Трудовому кодексу РФ и Положению о командировках. Конкретные формы, сроки выдачи аванса и требования к документам у разных работодателей отличаются — сверяйтесь с внутренними правилами своей организации.
Пошаговые руководства
Четыре этапа командировки и что важно на каждом из них.
В дороге
Сохраняйте билеты, посадочные талоны и электронные документы о проезде. Они подтверждают и расходы, и даты выезда и возвращения. При поездке на своей машине собирайте документы о расходах на неё.
В гостинице
При оплате проживания попросите кассовый чек и документы гостиницы о проживании. Проверьте, что в них верно указаны даты. Если в стоимость включён туристический налог, он будет отражён в стоимости проживания.
После возвращения
В течение 3 рабочих дней представьте авансовый отчёт с документами о найме жилья, проезде и иных расходах. Если какого-то документа нет, сообщите об этом сразу, а не в последний день.
Как составить авансовый отчёт
Возьмите форму работодателя
Уточните в бухгалтерии, по какой форме и в каком виде — на бумаге или в электронной системе — сдаётся авансовый отчёт.
Соберите документы о проезде
Приложите билеты и другие проездные документы. По ним же подтверждается срок командировки.
Приложите документы о проживании
Нужны документы, выданные гостиницей, и кассовый чек. Проверьте, что даты проживания совпадают с датами поездки.
Добавьте иные расходы
Иные расходы возмещаются, если они произведены с разрешения работодателя. Приложите подтверждающие документы по каждому.
Сверьте суммы
Сопоставьте полученный аванс и фактические расходы, включая суточные по правилам работодателя. Разница либо возвращается, либо доплачивается в установленном порядке.
Сдайте отчёт в срок
По Положению о командировках авансовый отчёт представляется в течение 3 рабочих дней после возвращения. Сохраните копии документов у себя.
Как проверить кассовый чек
- Установите официальное приложение ФНС России «Проверка чеков»
- Отсканируйте QR-код на чеке или введите его реквизиты вручную
- Сравните сведения из приложения с бумажным или электронным чеком: дату, сумму, название продавца
- Убедитесь, что дата и сумма соответствуют вашему проживанию и оплате
- Если чек не находится или данные расходятся, обратитесь к продавцу за пояснениями и сообщите бухгалтерии
Смежные разделы
- Документы
Какие документы подтверждают проезд, проживание и иные расходы; нужны ли командировочное удостоверение и задание; чем опасны купленные «чеки».
- Примеры и кейсы
Условные ситуации: гостиница выдала только счёт, чек потерян, командировка продлилась, поездка на своей машине, туристический налог.
- Основы темы
Что такое служебная командировка, какие гарантии есть у работника, какие расходы возмещаются и кто устанавливает размер суточных.
Источники
- Трудовой кодекс РФ (ст. 166–168)
- Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749
- Федеральный закон № 54-ФЗ
- ФНС России — приложение «Проверка чеков»
Сведения приведены по Трудовому кодексу РФ, Налоговому кодексу РФ, постановлениям Правительства РФ и материалам ФНС России. Нормы меняются — проверяйте актуальную редакцию в официальных источниках и порядок, принятый у вашего работодателя.