Antes del viaje
Averigüe cómo se ha formalizado el viaje, lea el reglamento de viajes y confirme el importe de las dietas y cómo se entrega el anticipo. Pregunte qué documentos espera contabilidad en el informe.
Guías prácticas
Guías prácticas
La mayoría de los problemas con el informe de viaje no vienen de normas complicadas, sino de billetes perdidos y tiques que no se pidieron a tiempo. En esta sección encontrará guías paso a paso para cada etapa del viaje: qué aclarar antes de salir, qué guardar durante el trayecto y en el hotel, cómo reunir el informe de gastos al volver y cómo comprobar usted mismo un tique de caja.
Si un documento se puede conseguir hoy, consígalo hoy: dentro de una semana será mucho más difícil recuperarlo.
Las guías describen el procedimiento general según el Código del Trabajo de la Federación de Rusia y el Reglamento de viajes de trabajo. Los formularios, los plazos del anticipo y los requisitos de los documentos varían de un empleador a otro: consulte las normas internas de su empresa.
Guías paso a paso
Las cuatro etapas del viaje de trabajo y lo importante en cada una.
Durante el trayecto
Guarde los billetes, las tarjetas de embarque y los billetes electrónicos. Acreditan tanto los gastos como las fechas de salida y regreso. Si viaja en su coche, reúna los justificantes de los gastos del vehículo.
En el hotel
Al pagar el alojamiento, pida el tique de caja y los documentos del hotel sobre su estancia. Compruebe que las fechas son correctas. Si el precio incluye el impuesto turístico, figurará en el importe del alojamiento.
Al volver
En un plazo de 3 días hábiles, presente el informe de gastos con los justificantes de alojamiento, transporte y otros gastos. Si falta algún documento, avíselo enseguida y no el último día.
Cómo preparar el informe de gastos
Use el formulario del empleador
Pregunte en contabilidad qué formulario se usa y en qué formato se entrega el informe de gastos: en papel o en un sistema electrónico.
Reúna los billetes
Adjunte los billetes y demás documentos de transporte. Con ellos también se acredita la duración del viaje.
Adjunte los documentos de alojamiento
Necesitará los documentos emitidos por el hotel y el tique de caja. Compruebe que las fechas de la estancia coinciden con las del viaje.
Añada otros gastos
Los demás gastos se reembolsan si se hicieron con autorización del empleador. Adjunte un justificante de cada uno.
Cuadre los importes
Compare el anticipo recibido con los gastos reales, incluidas las dietas según las normas del empleador. La diferencia se devuelve o se abona según el procedimiento establecido.
Entregue el informe en plazo
Según el Reglamento de viajes de trabajo, el informe de gastos se presenta en los 3 días hábiles siguientes al regreso. Guarde copias de los documentos.
Cómo comprobar un tique de caja
- Instale la aplicación oficial «Proverka chekov» («Comprobación de tiques») del Servicio Federal de Impuestos de Rusia
- Escanee el código QR del tique o introduzca sus datos a mano
- Compare los datos de la aplicación con el tique en papel o electrónico: fecha, importe y nombre del vendedor
- Asegúrese de que la fecha y el importe corresponden a su estancia y a su pago
- Si el tique no aparece o los datos no coinciden, pida explicaciones al vendedor e informe a contabilidad
Secciones relacionadas
- Documentos y procedimientos
Qué documentos acreditan el transporte, el alojamiento y otros gastos; si hacen falta el certificado y la orden de viaje; por qué los «tiques» comprados son un riesgo.
- Ejemplos y casos
Situaciones hipotéticas: el hotel solo entregó una factura, se perdió el tique, el viaje se alargó, desplazamiento en coche propio, impuesto turístico.
- Conceptos básicos
Qué es un viaje de trabajo según la ley rusa, qué garantías tiene el trabajador, qué gastos se reembolsan y quién fija el importe de las dietas.
Fuentes
- Código del Trabajo de la Federación de Rusia (arts. 166–168)
- Decreto del Gobierno ruso n.º 749, de 13 de octubre de 2008
- Ley Federal n.º 54-FZ
- Servicio Federal de Impuestos de Rusia (FNS): aplicación «Proverka chekov»
La información se basa en el Código del Trabajo y el Código Tributario de la Federación de Rusia, en decretos del Gobierno ruso y en materiales del Servicio Federal de Impuestos de Rusia (FNS). Las normas cambian: compruebe la redacción vigente en las fuentes oficiales y el procedimiento que aplica su empleador. En otros países las reglas son distintas.